Cómo crear un correo electrónico profesional【Pasos】

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El email o correo electrónico sigue siendo la forma de comunicarse más habitual en el mundo empresarial, entre clientes y empresas, por eso es importante tener uno y además dar un buen feedback con él. Crear un correo electrónico profesional será por tanto un punto clave si vas a montar un negocio. En este post te contamos cómo hacerlo y qué ventajas te dará tener uno que genere confianza.

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Cómo crear un correo electrónico profesional y por qué debes usarlo

TABLA DE CONTENIDOS

• Qué es un correo electrónico
• Ventajas de contar con un correo electrónico profesional
• Cómo hacer un correo electrónico
• Qué gestor de correo utilizo
• Cómo optimizar el uso de tu correo electrónico

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Qué es un correo electrónico

El email es un método de comunicación que permite enviar y recibir mensajes por Internet. Surgió en los años 70 gracias al programador Ray Tomlinson y a la forma de transmitir mensajes en ARPANET, la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzada. Sin embargo, fue a raíz del avance de los gestores de correo electrónico como Outlook cuando el email se convirtió en una herramienta prácticamente indispensable para cualquier empresa que se precie.

A través del correo electrónico un mensaje se envía desde los gestores de correo o bien desde navegadores web desde un cliente de correo para llegar a un buzón de correo del destinatario del email. En este sentido, el mensaje pasa por varios pasos hasta llegar al buzón de su destinatario.

Para crear un correo electrónico puedes elegir varias vías. Puedes optar por servicios gratuitos como Gmail, muy extendido cuando se usa en el plano personal, pero también puedes elegir dar una imagen más profesional y optar por contratar un proveedor de correo de pago, que te permita personalizar con tu propio dominio tu email. Así, en lugar de empresaX@gmail.com , tendrás un email corporativo empresaX@empresaX.com.

Ventajas de contar con un correo electrónico profesional

Pero, ¿por qué si soy una empresa debo optar por contar con un correo electrónico personalizado y profesional? En primer lugar no vas a transmitir la misma profesionalidad con un correo con tu propio dominio que si optas por tener un correo con outlook o gmail. En este sentido, para un cliente un mensaje de empresaX@empresaX.com va a sonar siempre más fiable que el recibido desde una cuenta de gmail. Por lo tanto, transmites más profesionalidad con un correo electrónico con tu propio dominio.

Además, si optas por tener tu propio correo con tu propio dominio, puedes escoger cuantos emails quieras. Esto es algo complicado en outlook y gmail, porque en muchas ocasiones lo normal es que estén ya seleccionados. Por lo tanto, con tu propio dominio, podrás tener varios buzones de correo como hola@empresaX.com, administracion@empresaX.com o facturacion@empresaX.com.

Si vas a disponer de varios buzones, contar con tu propio correo, te va a facilitar el hecho de que puedes gestionarlos todos desde un mismo punto. Y además si quieres puedes seguir usando el gestor de correo que más te guste. Si no sabes qué gestores de email puedes encontrar gratis, echa un vistazo a este post.

También tienes la opción de usar Webmail para gestionar tu email, te enseñábamos cómo hacerlo en este post.

Con una cuenta de correo profesional, tienes la opción además de incorporar mayores medidas de seguridad y filtros antispam. En este webinar, te enseñábamos cómo hacerlo.

Cómo hacer un correo electrónico

Si te has decidido por contar con un correo electrónico, lo primero que necesitarás será contratar un hosting de correo, o un hosting que te permita tener tu propio buzón de correo. En Axarnet, si lo único en lo que estás interesado es en tener tu correo profesional, te ofrecemos el Hosting Correo, un servicio que te permite tener tu correo con tu propio dominio y 25 buzones de email.

Tras contratar tu hosting de correo, el siguiente paso será elegir un buen email. Para intentar hacer que sea fácil de escribir y de recordar, intenta evitar incluir en tu dirección de correo símbolos y guiones para evitar confusiones. Lo ideal además es escoger email con nombre y apellidos o departamentos.

En Axarnet tendrás acceso a un panel de control de Plesk donde podrás crear todos los buzones de correo que te interesen. Para ello solo tienes que entrar en tu cuenta de cliente, seleccionar tu suscripción, y pulsar en correo. Ahí podrás crear las diferentes cuentas de email que te interesen y acceder a las opciones de configuración. Te enseñamos cómo hacerlo a través de este webinar.

Qué gestor de correo utilizo

Como hemos comentado antes, no por tener un correo profesional con tu propio dominio, tienes que tener que usar un gestor de correo diferente del que habitualmente has usado. Así, si estás habituado a usar Gmail o Outlook, puedes configurar tus buzones en ellos sin problemas.

No obstante, en el mercado vas a encontrar un sinfín de gestores de correo. Debes recordar que en Axarnet te facilitamos el uso de Webmail con tu Hosting Correo, y en este aspecto podrás gestionar tu correo a través de Horde o de Roundcube.

Otro gestor de correo que durante una época fue bastante popular, junto con Gmail o Hotmail (ahora outlook), fue Yahoo. Sigue siendo de hecho el tercer servicio de correo más usado del mundo. No obstante, hay otros gestores como Mozilla Thunderbird, un software 100% gratuito donde puedes disponer además de calendario y otras funcionalidades.

Sobre cómo gestionar tu correo electrónico, hicimos un post específico donde profundizamos sobre diversas soluciones para diferentes medios. Puedes leerlo pinchando aquí.

Cómo optimizar el uso de tu correo electrónico

Cuando trabajamos con nuestro email, es fácil caer en un uso poco productivo del correo electrónico, sobre todo, si nos llegan bastantes emails. En este sentido, un uso básico es tener un orden dentro de la bandeja de entrada. Para ello, puedes crear diferentes carpetas para organizar vuestros mensajes.

Además gracias a las reglas de filtrado, puedes crear una regla donde indiques que si el correo electrónico que recibes tiene un asunto x o es enviado por un contacto determinado, se vayan a una carpeta. Con este simple hecho, podrás liberar tu bandeja de entrada y que se vea más limpia.

Junto con este tipo de reglas, también puedes crear listas negras de contactos, donde dependiendo de quién te envíe el mensaje o del país donde se están enviando, sean considerados spam y en este aspecto, se envíen a esta carpeta o directamente se eliminen. En el webinar compartido anteriormente os profundizamos sobre esto y os enseñamos a optimizar vuestro email.

Conclusión

Contar con un correo electrónico profesional es crucial si tienes una empresa o estás pensando en montar una. Para ello, tienes a tu disposición en Axarnet nuestro Hosting Correo, la solución de alojamiento de email pensada especialmente para aquellos que solo quieren alojar un correo electrónico.