Una compañía se compone de diferentes áreas que necesitan compartir información entre ellas para tomar decisiones relevantes de manera efectiva y, sobre todo rápida. De lo contrario, el funcionamiento de la empresa y su supervivencia en el mercado pueden verse afectados.

Qué es una extranet: ventajas e inconvenientes de tener una

La extranet es un sistema muy utilizado en la actualidad para que los distintos departamentos de una compañía compartan información.

Una red informática que juega un papel fundamental en la estructura organizacional de una empresa, la cual puede ser de dos tipos: intranet y extranet.

La diferencia principal entre ellas es el tipo de acceso que permite cada una de las redes, a los usuarios.

Dicho de un modo sencillo:

• Intranet: Es una plataforma a la que únicamente pueden acceder los propios empleados de la compañía.
• Extranet: Cuando se puede acceder a ella a través de Internet por parte de usuarios externos.

TABLA DE CONTENIDOS

• Definición de extranet
• Funcionalidades de una extranet
• ¿Qué diferencia hay entre una intranet y una extranet?
• ¿Cómo se crea una extranet?
• VPN: seguridad adicional para tu extranet
• Ventajas e inconvenientes de una extranet

Definición de extranet

Acerca de qué es extranet, se trata de una red informática que permite el acceso a terceras partes, es decir, usuarios ajenos a la empresa.

La compañía es la responsable de determina el nivel de privilegios que concede a cada usuario, o grupo de usuarios.

En la actualidad, una de las implementaciones más habituales de la extranet a nivel global son los servicios de atención al cliente que ofrecen las diferentes compañías. En un alto porcentaje de casos incluyen la posibilidad de descargar contenidos, como por ejemplo la guía o el libro de instrucciones de un determinado producto.

También son muy frecuentes los foros de soporte. En ellos, existe una comunicación bilateral entre los usuarios y moderadores de la empresa. Estos últimos ofrecen ayuda y apoyo sobre el producto o servicio de la compañía.

Características de la extranet

• Acceso: a diferencia de la intranet, la extranet permite el acceso a clientes y proveedores. La compañía otorga que puedan acceder a determinadas áreas del sitio.
• Protocolo: la extranet hace uso del protocolo de Internet, así como del sistema de comunicaciones público. De este modo, comparte información relevante para usuarios externos, como proveedores o clientes, de manera segura.
• Seguridad: la seguridad en la extranet es una cuestión muy importante. La información entre el sitio y los usuarios viaja encriptada, estando así a salvo de posibles ciberataques.

Funcionalidades de una extranet

Acerca de para qué sirve la extranet, sus usos pueden ser muy diversos en el ámbito corporativo.

• Envío de información a socios: esta red informática facilita en gran medida el intercambio de información entre la empresa y sus socios corporativos. De este modo, se facilitan en gran medida las tareas de gestión y administración. Los socios pueden acceder a la información en tiempo real, sin necesidad de intermediarios.
• Descarga de documentación: otro de los usos más extendidos de la extranet es la descarga de documentación por parte de clientes o proveedores. La compañía pone a su disposición documentos de apoyo relacionados con los productos y/o servicios, de modo que la experiencia de este tipo de usuarios es más positiva.
• Estado del pedido: la extranet también se utiliza en tiendas online para que los clientes puedan seguir en tiempo real el estado de su pedido: en elaboración, enviado, en proceso de entrega, etc. Este es un aspecto que los clientes de e-commerce valoran muy positivamente.
• Preguntas frecuentes: sobre para qué sirve la extranet, también es una red que sirve como soporte de preguntas frecuentes. Los diferentes usuarios externos a la compañía pueden encontrar respuestas a sus preguntas de un modo sencillo y rápido.

¿Qué diferencia hay entre una intranet y una extranet?

Es importante conocer qué diferencia hay entre intranet y extranet.

Intranet

Para explicar qué diferencia hay entre intranet extranet, vamos a empezar por explicar a qué se refiere intranet.

¿Qué es una intranet?

Se conoce así a la red corporativa interna de una determinada compañía, de modo que a ella solo pueden acceder los empleados. Se utiliza generalmente para facilitar el intercambio de información entre los diferentes departamentos. Pone a disposición de los empleados los recursos que necesiten para desempeñar sus tareas profesionales.

Una solución muy efectiva para que todos los empleados de una empresa trabajen de forma centralizada. Además, de este modo se evita el uso de información obsoleta, mejorando así el desempeño de la compañía.

Por supuesto, también supone un importante ahorro en lo relativo al almacenamiento de datos. Gracias a la intranet los empleados no tienen que almacenar la información en sus propios equipos.

A día de hoy, prácticamente el 100% de las empresas, independientemente de su actividad y tamaño, cuentan con su propia intranet. La información está centralizada, disponible para todos los empleados, y, además, actualizada en tiempo real.

Extranet

En cuanto a la extranet, se define como una red privada que permite la comunicación para compartir de modo seguro la información de una compañía con agentes externos: socios, clientes, proveedores, etc. Es por lo tanto, una extensión de la intranet hacia usuarios externos.

La extranet tiene un acceso semiprivado. Los usuarios no tienen que ser empleados de la empresa para acceder, aunque sí deben tener algún tipo de vinculación con la compañía.

Diferencias

Es importante conocer qué diferencias hay entre intranet y extranet. Son principalmente dos, relacionadas con los usuarios y objetivos de ambas redes.

En primer lugar, cabe destacar que tanto intranet como extranet son arquitecturas de red que hacen uso de uno o varios servidores en Internet para facilitar el trabajo colaborativo.

La intranet conecta a los empleados de la compañía con los servidores mediante una red interna privada. Aunque en la gran mayoría de los casos los trabajadores están en las propias instalaciones de la empresa, también cabe la posibilidad de que trabajen de manera remota.

Por su lado, la extranet conecta a la empresa con clientes externos que han sido registrados con anterioridad, quienes acceden mediante contraseña. El acceso de este tipo de usuarios se limita a una información determinada, en función de sus necesidades y vinculación con la compañía.

Teniendo en cuenta los usuarios de ambas redes, los objetivos también son diferentes. La intranet se diseña para compartir información entre los empleados en tiempo real y de forma sencilla y rápida. En cuanto a la extranet, su objetivo es conectar la compañía con usuarios externos.

¿Cómo se crea una extranet?

Sobre cómo crear una extranet, la mejor opción es recurrir a aplicaciones o softwares de terceros, como gestores de contenidos. Permiten la construcción y desarrollo de redes informáticas muy seguras.

Si se trata de un sitio web corporativo desarrollado con WordPress, este CMS permite la configuración de una extranet. Para ello tan sólo hay que utilizar un plugin que limite el acceso al sitio a los usuarios externos. De esta manera, cualquier persona que invite la empresa podría pasar a formar parte de la extranet.

Si la empresa en cuestión desea una mayor privacidad del sitio, y, por tanto, restringir aún más el acceso, es necesario editar el archivo .htaccess de la instalación de WordPress para así limitar las direcciones IP con acceso al sitio.

Es tan sencillo como utilizar el siguiente código:

order deny, allow
deny from all
allow from 222.333.55.66

Tan sólo hay que cambiar la dirección IP por la de la compañía. Si se requieren más, basta con añadir una nueva línea para cada una de ellas.

VPN: seguridad adicional para tu extranet

Como hemos comentado en el apartado anterior, al usar una extranet es posible y conveniente securizar la conexión para que sólo se puedan conectar a la extranet, los usuarios de la compañía que tengan permisos. Desde el archivo .htaccess del hosting podemos determinar las direcciones IP que tendrás acceso al sitio y eso está muy bien, pero tiene dos inconvenientes:

1. La dirección IP puede usarla más personas
2. La dirección IP puede cambiar.

En el primer caso, la dirección IP puede estar usándola más de una persona, es lo más habitual en una oficina o empresa. Todas las personas que se conecten a la misma conexión de Internet tienen la misma dirección IP.

Así que si estamos en una oficina, empresa o residencia y se comparte la conexión a Internet, todas esas personas estaría "autorizadas" en la extranet, lo que es un punto en contra para la seguridad.

En el segundo caso, la dirección IP puede cambiar, es lo más habitual por parte de los proveedores de Internet, al menos que hayas contratado una IP fija. Muchas compañías cambian la dirección IP del usuario con sólo reiniciar el router o simplemente, porque lo consideran oportuno, en cualquier caso, es un incordio, ya que cada vez que cambie la dirección IP, hay que modificar el archivo .htaccess.

Además, aunque cuentes con una IP fija, sólo valdrá para esa conexión a Internet, si cambias de conexión o te estás moviendo con un dispositivo portátil, la IP también cambiará, por lo que la conexión será algo inviable. La solución a todo esto es una conexión VPN (Virtual Private Network) o Red Privada Virtual.

Con una conexión VPN, los usuarios autorizados se conectan a esta red privada con sus dispositivos desde cualquier conexión a Internet. Desde ese momento, una vez conectado a la VPN, todo lo que haga e Internet será a través de esa conexión VPN y por lo tanto, con la dirección IP de la VPN.

De esta forma, sólo habría que añadir la dirección IP de la VPN en el archivo .htaccess para permitirle el acceso y sólo los usuarios que tengan acceso a la red privada virtual, tendrían acceso a la extranet. Obviamente, la seguridad del acceso a la VPN debe de ser férrea y si el administrador de la red ve algo sospechoso, puede cancelar el acceso al usuario de la VPN de forma remota e inmediata, impidiéndoles así, conectarse a la extranet.

Ventajas e inconvenientes de una extranet

La extranet supone una gran selección de ventajas para una compañía. En primer lugar, facilita el acceso a información de valor por parte de usuarios externos, como clientes o proveedores: formación online, niveles de stock, estado del pedido, etc.

Además, al igual que el resto de aplicaciones de Internet, se puede implantar de forma modular. Es decir, la compañía puede organizar la información en diferentes módulos, e ir implantándolos en función de sus necesidades e intereses.

En cuanto a las desventajas de esta red, la única destacable es que pueden existir datos confidenciales de una compañía que son susceptibles de filtrarse porque el acceso es semi-público. No obstante, si la web corporativa tiene un buen sistema de seguridad, no tiene por qué darse.

Tendencias en las Extranet

Las extranet continúan adaptándose a las necesidades cambiantes del mundo empresarial. Las siguientes tendencias están configurando el futuro de las extranets y cómo las empresas interactúan con sus socios y clientes:

Extranet móviles

Con el aumento del trabajo remoto y la movilidad empresarial, las extranets optimizadas para dispositivos móviles son más importantes que nunca.

Permiten a los usuarios acceder a información clave y colaborar desde cualquier lugar, en cualquier momento, utilizando sus dispositivos móviles.

Contactarse a una intranet desde una extranet por medio de una VPN es cada día más habitual.

Seguridad basada en la nube

La adopción de soluciones de extranet basadas en la nube está en aumento, lo que ofrece ventajas significativas en términos de escalabilidad, mantenimiento y seguridad.

Los proveedores de servicios en la nube implementan protocolos de seguridad avanzados y actualizaciones automáticas, garantizando que la extranet esté protegida contra las últimas amenazas de seguridad.

Integración de inteligencia artificial

La integración de la IA en las extranets está mejorando la personalización, la analítica y la automatización de procesos.

Por ejemplo, los chatbots impulsados por IA pueden proporcionar asistencia inmediata a los usuarios externos, mejorando la satisfacción del cliente y reduciendo la carga de trabajo del personal de soporte.

Conclusiones:

Una extranet es una herramienta muy utilizada en el mundo empresarial, permite a las compañías compartir información con usuarios externos, como clientes y proveedores.

Aunque similar a la intranet, que es exclusiva para empleados, la extranet se extiende a aquellos fuera de la organización, permitiendo un acceso semiprivado a datos específicos.

Esta herramienta ofrece múltiples ventajas, como el acceso en tiempo real a información relevante y la posibilidad de modular su implementación. Sin embargo, es importante garantizar una seguridad robusta para proteger datos confidenciales y evitar filtraciones.

Preguntas y Respuestas (FAQ)

• ¿Qué es una extranet?

  Una extranet es una red informática que permite el acceso a terceras partes o usuarios ajenos a la empresa, para compartir información de manera segura.

• ¿Cuál es la diferencia principal entre intranet y extranet?

  La intranet es exclusiva para empleados de la compañía, mientras que la extranet permite el acceso a usuarios externos, como clientes y proveedores.

• ¿Para qué sirve una extranet en el ámbito corporativo?

  Facilita el intercambio de información con socios, permite la descarga de documentación, el seguimiento de pedidos en tiempo real y sirve como soporte de preguntas frecuentes, entre otros usos.

• ¿Cómo se garantiza la seguridad en una extranet?

  La información entre el sitio y los usuarios viaja encriptada, protegiéndola de ciberataques. Además, se pueden implementar medidas adicionales como VPNs para reforzar la seguridad.

• ¿Qué es una VPN y cómo mejora la seguridad de una extranet?

  Una VPN (Virtual Private Network) es una Red Privada Virtual que permite a los usuarios conectarse a una red privada desde cualquier conexión a Internet. Al usar una VPN, solo los usuarios autorizados con acceso a la VPN pueden acceder a la extranet, mejorando la seguridad.

• ¿Cuáles son las ventajas de usar una extranet?

  Facilita el acceso a información valiosa para usuarios externos, permite la implementación modular y mejora la comunicación y colaboración con socios, clientes y proveedores.

• ¿Existe algún inconveniente en el uso de extranets?

  El principal riesgo es la posible filtración de datos confidenciales, aunque con sistemas de seguridad adecuados, este riesgo puede minimizarse.